Negli ultimi anni la corretta distruzione dei documenti cartacei ha assunto sempre più un’importanza fondamentale. Se si pensa alla quantità di dati sensibili presenti in un faldone cartaceo, la relativa preoccupazione ad un eventuale furto di questi dati con conseguente violazione della privacy, è decisamente opportuna.
È importante quindi provvedere, sia a livello privato che a quello professionale, ad un corretto smaltimento dei propri documenti, che porti all‘effettiva distruzione e alla certificazione di questo processo.
In molti casi si può pensare che basti un semplice tritarifiuti, ma pensiamo a scenari professionali dove la mole di carta da distruggere è elevata; alcuni esempi possono riguardare la contabilità passata delle ditte, o le trascrizioni di atti, così come tutti quei documenti che hanno superato il tempo di conservazione previsto dalla legge. La tenuta e l’archiviazione dei dati sensibili ha un limite temporale e una volta oltrepassato questo limite è bene affrontare correttamente la distruzione, in modo da non avere più traccia di tutti i dati presenti. Inoltre è bene ricordare che la mancata distruzione di documenti contenenti dati sensibili può essere una delle cause di richiesta di danneggiamento da parte del proprietario dei dati stessi. La responsabilità sui dati è quindi della ditta che detiene i documenti, che ha quindi l’obbligo (e tutto l’interesse) di procedere ad un’adeguata distruzione una volta superati i limiti temporali previsti dalla legge.
È importante quindi affidarsi a una ditta professionale, che operi da anni nel settore e che garantisca una corretta distruzione e fornisca la relativa certificazione. Questa certificazione attesta l’effettiva distruzione dei documenti cartacei e libera il proprietario da tutti gli obblighi legali.
Proprio questi obblighi legali e le relative normative prevedono dei gradi di protezione e di sicurezza: tanto più sarà alto il grado di protezione, tanto più si tratterà di dati sensibili riguardanti aspetti economici, commerciali o politici, e le sanzioni conseguenti ad una mancata certificazione di distruzione saranno in proporzione più elevate.
Logicamente anche per quanto riguarda la distruzione esistono vari livelli; questi si definiscono sulla base della dimensione del frammento generato dalla distruzione stessa. Un frammento di dimensioni più piccole corrisponderà ad un grado di distruzione più elevato, con relativa certificazione. Per fare un esempio, il livello più alto di distruzione è pari ad un frammento di 0,8x5mm ed è utilizzato per documenti segretissimi, che contengano dati riguardanti politiche aziendali, studi sulla concorrenza o similari.
Si pensi ai vari documenti bancari riguardanti fideiussioni o tabulati ed archivi contenenti tracce di conti e debiti. Una corretta distruzione oltre che ad assolvere i dettami legislativi, contribuisce a garantire sicurezza e privacy a clienti e fornitori, assicurando anche un giusto comportamento morale nei loro confronti.
Distruzione documenti e riciclaggio della carta
Un altro aspetto riguardante la distruzione dei documenti cartacei è quello relativo all’ambiente e al riciclaggio.
Eseguendo una corretta distruzione, attraverso ditte specializzate che operano con standard qualitativi elevati e rispettando le normative in vigore con le relative certificazioni, si contribuirà ad effettuare un corretto riciclaggio della carta, donando a quest’ultima una nuova vita.
In un’epoca dove i cambiamenti climatici e il peggioramento delle condizioni di salute del nostro mondo sono all’ordine del giorno, un approccio e una visione green anche e soprattutto per quanto riguarda lo smaltimento dei rifiuti è un fattore di primaria importanza. Contribuire a lasciare ai nostri figli e alle future generazioni un mondo diverso e migliore di quello in cui stiamo vivendo attualmente è uno dei punti focali per quanto riguarda il riciclaggio.
La carta che verrà distrutta e triturata in piccoli micro frammenti diventerà parte integrante del processo di riciclo; a questi frammenti bisognerà effettuare degli interventi di sbiancamento per eliminare gli eventuali inchiostri presenti, e di riduzione in poltiglia mediante aggiunta di acqua e cellulosa. Con questi pochi passaggi si avrà già pronta la materia prima per fabbricare nuova carta senza aver intaccato ed abbattuto alberi e foreste: un notevole passo in avanti verso un mondo più pulito.
Un altro aspetto da considerare, anche se meno disinteressato, per quanto riguarda l’ambiente, è l’effettiva pubblicità positiva che riscuote una ditta che opera in modalità eco sostenibile. La distruzione dei documenti cartacei avvenuta con relativa certificazione, conferirà all’azienda che lo richiede una reputazione migliore rispetto a chi non opera seguendo normative e metodologie green.
È quindi bene ribadire ancora una volta l’importanza di una corretta ed effettiva distruzione dei documenti cartacei e la relativa certificazione.
Per far sì che questo procedimento sia effettuato nelle modalità previste, è bene affidarsi ad una ditta competente e che opera in maniera professionale nel campo del riciclaggio e dello smaltimento. Il parco degli automezzi, i macchinari a disposizione, il numero dei cassonetti sono solo degli esempi che possono dare un’idea di massima sulla professionalità di un’azienda, oltre logicamente alla totalità dei servizi proposti e della rapidità degli interventi.
Nel panorama della burocrazia e degli obblighi lavorativi è necessario non tralasciare l’aspetto della distruzione del cartaceo; affidandosi a degli esperti nel settore non si avranno sorprese e si avrà la garanzia di un lavoro professionale e di qualità.
